Le 21 octobre dernier, l’équipe de Familles en affaires a présenté, en collaboration avec Oria, un atelier pour accompagner les familles à bâtir les bases de leur conseil de famille. Pour cette journée, nous avons pu compter sur la participation et les apports des familles Thuot et Lemaire qui ont mis en place un conseil de famille et ont pu partager leur expérience sur le sujet, et de Samia Zoheir, consultante en continuité d’entreprise et accompagnatrice de familles en affaires.   

Pour initier cet atelier et affirmer l’importance du sujet, Jessica et Annie de Oria ont soumis nos participants à une activité de mise en situation où ils représentaient les forums de gouvernance que l’on peut retrouver au sein d’une entreprise familiale. Au travers de cette exercice, elles ont, dans un premier temps, réussi à faire réaliser que chacun de ces forums ont des rôles et des objectifs qui sont différents et distincts. Dans un deuxième temps, au travers d’un questionnement sur l’état d’esprit de chacun de ces environnements, elles ont mis de l’avant que chacun des forums de gouvernance disposent d’une ambiance alignée avec sa fonction et ses responsabilités, et que celles-ci sont de facto différentes. Ainsi, Jessica et Annie ont fait prendre conscience aux participants de la nécessité de segmenter les forums de gouvernance, car ils ont des rôles, des responsabilités, et des ambiances différentes.   

Cet exercice était une introduction parfaite pour la présentation de Luis de Familles en affaires qui a poursuivi sur l’intérêt de structurer la gouvernance. Au travers du modèle des trois cercles (famille, entreprise et propriété), il a commencé par mettre de l’avant que les acteurs gravitant autour de l’entreprise familiale n’ont pas tous la même perspective, car ils n’ont pas tous la même place dans le modèle. Ainsi, il en découle un besoin de segmenter et représenter les différentes perspectives au travers d’une gouvernance distincte. Il a appuyé l’intérêt de séparer le cœur (la famille), le cerveau (l’entreprise), et le portefeuille (la propriété) par la création d’espaces et de moments dédiés à chaque sujet. Pour assurer leur distinction et éviter leur mélange, il convient d’assurer une communication et une interface adaptée entre elles. Pour renforcer le besoin de distinguer ces sphères, Luis a appuyé le fait que chaque sphère a une évolution qui lui est propre. Il a illustré ce phénomène par l’analogie de l’horloge, où chaque sphère de l’entreprise familiale s’accorde aux autres, mais chacune d’entre elle le fait à son rythme. Par son besoin d’adaptation rapide au marché l’entreprise symboliserait les secondes, l’actionnariat porterait une stratégie et une vision qui permet une adaptation à moyen terme incarnerait les minutes, et la famille qui change peu mais communique les valeurs et la mission de l’entreprise familiale, refléterait les heures.    

La présentation des familles invitées, les Thuot et les Lemaire, a réellement permis aux participants de comprendre concrètement l’impact de ce niveau de gouvernance. Les familles ont partagé avec sincérité et transparence l’évolution de leur conseil de famille. Au travers, de leurs histoires personnelles, la plupart des personnes présentent ont pu cibler des points de ressemblance avec leur famille, créant ainsi une cohésion entre les familles présentes. Bien qu’elles soient toutes différentes, elles sont en même temps toutes similaires par leurs problèmes et enjeux. Leurs témoignages venaient complémenter l’information fournie durant la matinée en rappelant que le conseil de famille nécessite un important engagement émotionnel pour souder l’ensemble de l’organisation. D’autre part, leur histoire a présenté l’évolution des enjeux familiaux et d’affaires, et comment le conseil de famille était une structure pertinente qui vient s’adapter à différentes situations vécues. De cette manière, les familles présentes ont pu percevoir le rôle et le fonctionnement du conseil de famille comme une structure dynamique qui s’adapte à la situation, et au besoin d’accompagnement.    

Au fil de la conversation avec les familles a émergé l’intérêt de se faire accompagner. Dans cette continuité, l’entrevue avec Samia Zoheir a permis de poursuivre le sujet de l’accompagnement sous le prisme de son expérience. Elle a tout d’abord rappelé l’intérêt pour les familles de bénéficier d’un accompagnement pour différents aspects tels qu’assurer l’équité dans les discussions, structurer la démarche, faire le suivi, former les personnes… La relation avec la famille s’est présentée comme un facteur de réussite clé. Samia a détaillé sa façon de développer un lien avec une famille, en expliquant qu’une première rencontre exploratoire lui permettait de comprendre et cibler les problèmes, enjeux, besoins de la famille, et de cadrer un potentiel mandat. Ces rencontres permettent ainsi d’assurer que l’accompagnateur est compétent pour répondre au mandat et de s’assurer que les deux parties soient en adéquation et à l’aise de collaborer. La discussion avec Samia a donc permis aux participants de comprendre les facteurs clés de succès d’une bonne relation accompagnateur-famille.  

Catherine de Familles en affaires a redémarré les activités de l’après-midi en présentant le caneva du conseil de famille. Cet outil, développé par Familles en affaires – HEC Montréal, offre une réflexion sur le développement du conseil de famille basé sur quatre éléments : le cœur, l’expérience, le processus, et les requis. 

Au centre de ce modèle se trouve le cœur du conseil de famille qui est basé sur sa raison d’être, il définit son rôle pour la famille et l’entreprise et influencera les autres éléments du modèle… 

L’expérience du conseil de famille se centre sur ce qui impactera le ressentiment des participants, dont en découle un questionnement sur les membres qui composeront ce forum et l’état d’esprit dans lequel ils souhaitent vivre ces séances. Le processus du conseil de famille amène une réflexion sur le déroulement des activités avec une emphase sur l’accompagnement souhaité. Enfin, les requis posent la question des éléments à mobiliser pour assurer le développement de leur conseil de famille. Pour faire atterrir cette réflexion sur le conseil de famille de manière concrète, Catherine a invité les participants à s’exercer et se familiariser avec cet outil au travers de l’exemple d’une famille fictive. À la suite de cet exercice, les familles avaient tout en main pour construire les bases de leur futur conseil. Riche de discussions, les familles présentes ont pu se centrer sur leur cas et mettre des mots et des définitions sur le conseil de famille qu’ils souhaiteraient avoir. Le tout résumé en une page qu’ils vont pouvoir présenter aux autres membres de leur famille. 

Cette mise en pratique sur leur cas a entrainé de nombreux questionnements. Jessica et Annie ont rappelé l’intérêt de se faire accompagner dans ce processus, pointant du doigt l’engagement émotionnel que ce processus nécessite. Pour approfondir les propos de Samia sur l’accompagnement, elles ont soulevé l’intérêt de bien cibler le rôle que devra jouer l’accompagnateur pour la famille. 

 À la fin de cette belle journée d’atelier, nos familles participantes étaient enrichies d’une meilleure compréhension du conseil de famille, ainsi que d’un réseau de familles en affaires qui vivent les mêmes réalités.  

 L’équipe de Familles en affaires – HEC Montréal est heureuse et a eu beaucoup de plaisir à informer et outiller ces familles en affaires dans cette étape de leur continuité, pour laquelle nous leur souhaitons un immense succès et pour lesquels nous demeurons toujours disponible pour les aider.