Par Denise Paré-Julien

 

Le conseil de famille est une structure de gouvernance permettant aux membres des familles en affaires de se réunir entre eux pour discuter des enjeux propres à leur type d’entreprise.

Pourquoi le mot « conseil »? Pour conférer un statut formel à cette instance détenant un pouvoir décisionnel et dont les rencontres se déroulent selon une procédure préétablie. C’est l’équivalent d’un conseil d’administration dans une structure familiale.

Quelle est la raison d’être d’un conseil de famille?

L’entreprise familiale doit transiger avec une diversité de dilemmes, dont plusieurs ont une composante relationnelle découlant de la dynamique entre la famille et l’entreprise. Ignorer l’existence de ces dimensions particulières risque, à la longue, d’engendrer des difficultés affectant la rentabilité même de l’entreprise.

Le conseil de famille a pour objectif d’assurer la stabilité de l’entreprise tout en préservant l’harmonie familiale. Cet équilibre dépend d’une bonne communication entre les membres de la famille et de la précision des rôles et responsabilités de tous ceux qui composent l’entreprise familiale.

Qui sont les membres de la famille en affaires?

La famille en affaires inclut tous les membres, même ceux et celles qui ne travaillent pas dans l’entreprise. On ne peut sous-estimer sans risque le rôle des frères, sœurs, conjoints et conjointes qui n’y œuvrent pas. Ces acteurs sont en lien direct avec l’entreprise, puisque leur bien-être dépend souvent des revenus générés par cette dernière. Et ils sont les parents de la prochaine génération.

Par ailleurs, nous constatons que de plus en plus d’actionnaires ne sont pas directement impliqués dans les opérations quotidiennes de l’entreprise lors des transferts de propriété.

Le conseil de famille permet à ces membres familiaux d’avoir un lieu pour s’exprimer, faute de siéger au conseil d’administration de l’entreprise.

Qui compose le conseil de famille?

C’est la première question que devra se poser chaque famille lors de la constitution de son conseil. Il y a une variété de possibilités, mais plus le conseil est inclusif, plus il développe le sentiment d’appartenance à la famille. Il est judicieux de se donner le droit de revoir périodiquement cette composition, car les familles changent et évoluent, et il importe que les structures s’adaptent à ces mutations.

Il existe donc plusieurs styles de conseil. Du plus simple, composé uniquement de la famille nucléaire — les descendants directs du fondateur —, aux plus complexes qui nécessitent la nomination d’un ou de plusieurs représentants par branche familiale. Les entreprises de la troisième génération et plus, dont les membres sont des cousins, adoptent souvent ce modèle. Les consortiums de cousins peuvent avoir des conseils de famille de divers niveaux : les familles nucléaires tiennent leur conseil et nomment un représentant qui siège au conseil du consortium familial.

D’autres optent pour des structures inclusives qui comprennent tous les membres de la famille, les conjoints et conjointes, et les enfants de 13 ans et plus.

La composition du conseil a une incidence directe tant sur le déroulement des réunions, plus particulièrement sur les sujets qui y sont discutés, que sur les responsabilités qui lui sont conférées.

Quelles sont les responsabilités du conseil de famille?

Le conseil de famille est le véhicule par excellence de la transmission et de la promotion des valeurs familiales. Lors de ses rencontres, les membres de la famille peuvent identifier clairement les valeurs qu’ils veulent transmettre aux prochaines générations et surtout celles qu’ils souhaitent promouvoir au sein de l’entreprise.

Le conseil de famille est responsable d’articuler la vision familiale de laquelle découle fréquemment une mission familiale. L’élaboration d’une vision familiale nécessite une démarche concertée de tous les membres de la famille. Elle tient compte des aspirations de chacun. Elle ne représente pas nécessairement la somme de celles-ci, mais leur intersection. Le partage des rêves individuels des membres de la famille est un exercice très riche qui permet d’explorer tout le potentiel de la famille. Le processus de création d’une vision familiale favorise ainsi le renforcement des liens familiaux. Outil essentiel pour évoluer au-delà de la vision initiale de l’entrepreneur, la vision familiale décrit comment la famille contribue aux succès de l’entreprise.

Le conseil de famille est un forum de choix pour communiquer, et parfois même élaborer, les politiques et procédures d’embauche des membres de la famille dans l’entreprise. La formalisation de ces procédures réduit grandement les écarts entre les attentes et les exigences au niveau des plans de carrière des membres de la famille au sein de l’entreprise.

Le conseil de famille joue également un rôle déterminant dans la diffusion de l’information et la formation. Cette dernière peut toucher divers aspects dont le développement d’habiletés de communication, la gestion des conflits, le rôle et les responsabilités des actionnaires…

Quel est le rôle du conseil de famille dans le processus de transition?

Le bon déroulement du processus de transition est tributaire d’un conseil de famille rodé et efficace qui a su établir les fondements de la continuité de l’entreprise familiale : la vision familiale, les notions de responsabilités de la famille envers l’entreprise, et le développement du leadership dans la prochaine génération. Le conseil de famille prépare la prochaine génération à prendre la relève et encourage les membres de la famille à agir en tant que gardien du patrimoine familial. Tous ces éléments contribuent à façonner des plans de transition qui auront des répercussions positives sur le transfert et la continuité de l’entreprise familiale.

L’engagement du conseil de famille dans le processus de relève doit être vu par l’entreprise comme un gage de confiance et non une ingérence. L’importance que la famille accorde à la continuité de ses affaires rassure à la fois les employés, les fournisseurs et les clients. Encore faut-il bien communiquer à qui de droit et au bon moment les intentions de la famille concernant les plans de transmission du leadership de l’entreprise. La participation et l’appui de la famille sont des messages très positifs qui viendront soutenir les nouveaux successeurs lors du transfert de direction.

Quelles sont les composantes importantes d’un conseil de famille?

Tout comme un conseil d’administration, un conseil de famille doit réunir plusieurs éléments pour s’assurer un déroulement efficace et structuré. Le conseil de famille élabore ses propres statuts dans lesquels on retrouve, entre autres, les règles de fonctionnement, les objectifs et la mission.

Chaque réunion est convoquée selon des règles préétablies et un compte rendu est rédigé. La formalisation des procédures du conseil de famille transmet aux membres le sérieux de la rencontre. Certains conseils rémunèrent leurs membres pour leur présence aux réunions.

Le conseil de famille doit constituer un lieu sûr et confidentiel où les membres peuvent s’exprimer sur les sujets touchant la famille et l’entreprise. L’atmosphère doit encourager la liberté d’expression dans le respect d’autrui. L’adoption d’un protocole d’entente définissant les règles de communication entre les membres s’avère un facteur clef dans la conduite des conseils de famille. La participation d’un facilitateur externe constitue une autre avenue intéressante pour favoriser un climat de confiance. Cette personne extérieure permet aux membres de la famille de développer leurs habiletés de communication, et les accompagne à travers les moments plus émotifs.

Quels sont les gages de réussite du conseil de famille?

Certains éléments sont indissociables de la réussite du conseil de famille. Ce dernier exige de la part des membres une participation honnête et une écoute active. Tous doivent témoigner d’une volonté sincère de préserver l’harmonie familiale et de travailler à un objectif commun. Et s’engager à respecter les décisions et consignes du conseil de famille. Cette structure de gouvernance détient un pouvoir décisionnel ou de recommandation sur des sujets préétablis. Si le conseil n’est en fait qu’une structure bidon pour apaiser les esprits, sa légitimité sera rapidement ternie, et sa raison d’être anéantie.

Quels sont les sujets abordés lors du conseil de famille?

Les sujets abordés varient selon le type de conseil de famille et d’entreprise. Le conseil de famille est un forum pour partager ou même rédiger l’histoire familiale ou celle de l’entreprise. On peut y traiter de questions plus philosophiques comme l’éthique du travail ou le code d’éthique pour l’entreprise familiale. Le conseil est un cadre pertinent pour élaborer des politiques de gestion de conflits et établir des profils de plans de carrière. C’est également le lieu de prédilection pour offrir de la formation sur une variété de thématiques de gestion ou de culture générale.